Doğrulama Süreci

Sözleşme Öncesi

TS EN ISO 14064-1 standardı kapsamında doğrulama talepleri, “DK.FR06 Sera Gazı Raporu Doğrulama Başvuru Formu” üzerinden TOBB MEYBEM A.Ş’ ye iletilir. Ulusal Sera Gazı Mevzuatı kapsamında doğrulamalar, T.C. Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığı’nın MEDAS üzerinden TOBB MEYBEM A.Ş.’ ye atanır. TOBB MEYBEM A.Ş., sözleşme imzalamadan önce işletme/tesisi doğrulama programı gereklilikleri, doğrulama ekibi yetkinliği, tarafsızlık ve bağımsızlık açısından değerlendirir.

Sözleşme

TOBB MEYBEM A.Ş., doğrulama faaliyet yürüteceği işletme/tesisler ile “Doğrulama Teklif ve Hizmet Sözleşmesi” imzalar.

Doğrulama Ekibinin Seçimi ve Görevlendirilmesi/Doğrulama Süresinin Belirlenmesi

Doğrulama talep eden/MEDAS üzerinden atanan işletme/tesis ile yapılan sözleşmeye uygun olarak, doğrulama ekibi seçilir. Doğrulama ekibinden görev onayı ve/veya gizlilik tarafsızlık taahhütnameleri alınır. İşletme/tesise ayrıca doğrulama ekibi bilgileri paylaşılarak doğrulama ekibi teyidi alınır.

TS EN ISO 14064-1 standardı kapsamında stratejik analizi masa başı veya saha çalışması olarak gerçekleştirebilir. Stratejik analizin sahada gerçekleşmesi durumu sözleşme öncesi değerlendirme aşamasında değerlendirilir, işletme/tesise bilgi verilir ve sözleşmede hangi şekilde gerçekleştirileceği garanti altına alınır. Stratejik analizin asgari süresi 1 adam*gündür, ancak tesisin karmaşıklığına bağlı olarak baş doğrulayıcı tarafından bu süre artırılabilir. TS EN ISO 14064-1 standardı kapsamında doğrulama süresini belirlemek için işletmenin toplam yıllık emisyon miktarı, enerji dolaylı emisyonlar, ve işletmenin talep ettiği güven seviyesi göz önüne alınarak karmaşıklık değeri hesaplanır. Doğrulama süresi, karmaşıklık düzeyine ve sera gazı kategorilerine göre belirlenmiş tablolar kullanılarak hesaplanır. Planlama sürecinde doğrulama süresi artırılabilir veya azaltılabilir, ancak belirtilen süreler ile görevin yerine getirilmesi mümkün değilse, stratejik analiz ve risk analizi sonuçlarına dayanarak doğrulama süresi değiştirilir ve işletmeye bilgi verilir. Bağımsız gözden geçirme süresi de karmaşıklık düzeyine bağlı olarak belirlenir. Doğrulama ücretleri, adam*gün üzerinden birim fiyatla çarpılarak hesaplanır. İşletme/tesise detaylı teklif iletilir.

Ulusal Sera Gazı Mevzuatı kapsamında “Sera Gazı Emisyon Raporlarının Doğrulanması ve Doğrulayıcı Kuruluşların Akreditasyonu Tebliğ Madde 9 (6)” gereğince, stratejik analiz saha ziyaretleri yapılacaksa ilgili tebliğ EK-3 Doğrulama Süreleri Tablosu’ nda belirtilen süreleri geçmemek koşuluyla adam*gün ücreti sözleşmeye ilave edilir. (Madde 9 (6) Doğrulayıcı kuruluş bir tesis ile son iki sene içerisinde doğrulama süreçlerini yürütmemiş ise stratejik analiz sürecinde tesisi EK-3’te yer alan süreler dahilinde yerinde görmek üzere ilgili kapsamlarda atanmış bir baş doğrulayıcı veya doğrulayıcı görevlendirmek ve stratejik analizi doğrulaması yapılacak sera gazı emisyon raporunun ait olduğu yıl içerisinde bitirmek zorundadır.) “Sera Gazı Emisyon Raporlarının Doğrulanması ve Doğrulayıcı Kuruluşların Akreditasyonu Tebliğ-Madde 9 (7)” gereğince, 4/1/2002 tarihli ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’na tabi işletmeler/tesisler için altıncı fıkra hükümlerine bakılmaksızın her doğrulama döneminde stratejik analiz saha ziyareti gerçekleştirilir.

Ulusal Sera Gazı Mevzuatı kapsamında toplam doğrulama süresini “Sera Gazı Emisyon Raporlarının Doğrulanması ve Doğrulayıcı Kuruluşların Akreditasyonu Tebliğ Ek-3” te yer alan hususlara göre belirler. Bu Tebliğ kapsamında yapılan doğrulama faaliyetleri için adam-gün ücreti, Katma Değer Vergisi hariç olmak üzere, doğrulaması yapılacak olan sera gazı emisyon raporunun ait olduğu yılda, 22/5/2003 tarihli ve 4857 sayılı İş Kanunu uyarınca belirlenmiş olan aylık brüt güncel asgari ücret olarak uygulanır, bu ücret üzerinden sözleşme yapılır. 4734 sayılı Kanun kapsamında yapılan iş ve işlemler hariç olmak üzere raporun teslim edileceği yıla ait brüt asgari ücretten kaynaklı oluşacak doğrulama faaliyeti ücret farkı raporun teslim edileceği yılın 31 Ocak tarihine kadar sözleşmeye ek yapılır. Adam-gün ücreti baş doğrulayıcı, doğrulayıcı ve teknik uzmanların hizmetleri de dahil olmak üzere doğrulama faaliyetini ve diğer zorunlu giderleri kapsar.

Stratejik Analiz

Stratejik analizde, işletmenin faaliyetleri ve karmaşıklığı değerlendirilir. Stratejik analiz sahada yapılacaksa, saha ziyareti teyit formları ile doğrulama ekibi bilgileri iletilerek işletmenin teyidi alınır. Doğrulama ekibi stratejik analizi ilgili soru listeleri kullanarak yapar. Stratejik analiz sonucu, stratejik analiz raporu ve bulgu tespit edilmesi halinde bulgu formu işletmeye iletilir.

Risk Değerlendirmesi

TOBB MEYBEM A.Ş., stratejik analiz sonucunda elde ettiği bilgilere göre işletmenin emisyon kaynakları, veri akışları ve kontrol faaliyetleri doğrultusunda risk değerlendirmesini yaparak ilgili formlara işler. Risk değerlendirmesi neticesinde doğrulama saha denetimi için örnekleme sayıları belirlenir.

Doğrulamanın Gerçekleştirilmesi

Doğrulama adımları; veri toplama, veri yönetimi, hesaplama ve analiz, uygunluk değerlendirmesi, doğrulama sonucu, rapor olmak üzere çeşitli adımları içerir. Doğrulama saha denetimi başlangıcında açılış toplantısı yapılır. Bulgular, çeşitli formlar ve listeler üzerinden kayıt altına alınır. İşletme tarafından yapılan düzeltmeler, doğrulama ekibi tarafından değerlendirilir ve bulgular kapatılır. Kapatılamayan bulgular, bağımsız gözden geçirme için baş doğrulayıcıya iletilir.

Bağımsız Gözden Geçirme

Bağımsız gözden geçirici, emisyon raporunun doğrulanması faaliyetine dahil olmamış baş doğrulayıcılar arasından seçilir.
Görev kapsamı; stratejik ve risk analizleri, doğrulama ekibi atanması, örnekleme ve saha ziyaretleri ile doğrulama ekibinin çalışmalarındaki hataların son kontrolünü içerir. Bağımsız gözden geçirici, doğrulama hizmetine ilişkin tüm belge, kayıt ve kanıtları inceleyerek uluslararası standartlara, kuruluş politika, prosedür ve talimatlarına uygunluğu değerlendirir. Doğrulama bulguları ile hemfikir olması esastır; ancak doğrulamanın yetersiz olduğunu düşünmesi veya bazı bulgulara tatmin edici yanıtlar alamaması halinde doğrulama görüşünü onaylamaz. Tespit edilen tüm bulgular, hatalar, eksiklikler, görüşler ve öneriler baş doğrulayıcıya iletilir. Bağımsız gözden geçirme faaliyeti tamamlandıktan sonra, doğrulama kararı bağımsız gözden geçirici tarafından verilir.

Doğrulama Görüş Türleri ve Görüş Vermekten Kaçınma

Olumlu Doğrulama Görüşü (Değiştirilmemiş): “Makul güven seviyesinde tatmin edici doğrulanmıştır.”

İşletme tarafından uygulanan sera gazı programı gerekliliklerinin eksiksiz uygulandığı, doğrulama ekibi tarafından tespit edilen uygunsuzluk ve maddi hatalı bildirimlerin tamamının giderildiği görüş türüdür.

Yorumlarla Doğrulama Görüşü (Değiştirilmiş): “Makul güven seviyesinde yorumlarla doğrulanmıştır.”

“Yorumlarla doğrulanmıştır” görüşü, sera gazı beyanı seviyesinde önemli hatalı bildirimin bulunmaması şartıyla verilir. İşletmenin uyguladığı sera gazı programı gerekliliklerinde eksiklik, hata veya uygunsuzluk bulunması, ancak bunların güven seviyesindeki maddesellik sınırını aşmaması durumunda bu görüş verilebilir. Aynı şekilde, işletmenin maddi hatalı bildirimlerinin güven seviyesindeki maddesellik sınırını aşmaması ve doğrulama ekibi tarafından tespit edilen bulguların tam olarak kapatılamamasına rağmen bu bulguların güven seviyesindeki maddeselliği aşmaması hâlinde de “Yorumlarla doğrulanmıştır” görüşü verilir.

TS EN ISO 14064-1 standardı kapsamında bu görüş türündeki yorumlar “DK.FR28 Sera Gazı Doğrulama Beyanı Formu” nda ve “DK.FR27 Sera Gazı Doğrulama Raporu Formu” nda detaylı olarak dokümante edilmektedir.

Olumsuz Doğrulama Görüşü: Doğrulanmamıştır.

Olumsuz Doğrulama Görüşü aşağıdaki durumlar gerçekleştiğinde verilir:

Doğrulama raporunun sunulmadan önce sera gazı emisyon raporunun düzeltilmemiş önemli hatalı bildirimler içerdiği,
Doğrulama kapsamının fazla kısıtlı olduğu ve doğrulayıcı kuruluşun, sera gazı emisyon raporunun önemli hatalı bildirimler içermediğine dair makul güvene sahip bir doğrulama görüşü verecek yeterli bilgi ve belge elde edilemediği,
Uygunsuzlukların, tek başına veya diğer uygunsuzluklarla birlikte, yeterli anlaşılırlığı sağlamadığı ve sera gazı emisyon raporunun önemli hatalı bildirimler içermediğini makul bir güvenle ifade edilmesinin engellendiği,

TS EN ISO 14064-1 standardı kapsamında bu görüş türünde “DK.FR28 Sera Gazı Doğrulama Beyanı Formu” düzenlenmez. İşletmeye sadece “DK.FR27 Sera Gazı Doğrulama Raporu Formu” verilir. “DK.FR27 Sera Gazı Doğrulama Raporu Formu” nda olumsuz doğrulama görüşü gerekçeleri detaylı olarak dokümante edilir.

TS EN ISO 14064-1 standardı kapsamında Kalite Yönetim Temsilcisi, bağımsız gözden geçiricinin nihai kararı doğrultusunda “DK.FR28 Sera Gazı Doğrulama Beyanı Formu” nu tanzim eder ve Genel Müdür tarafından imzalanır.

Ulusal Sera Gazı Mevzuatında ise doğrulama raporu EÇBS üzerinden tanzim edilir.

Doğrulama Beyanının Yayınlanmasından Sonra Keşfedilen Gerçekler

Doğrulama görüşünü maddi olarak etkileyebilecek gerçekler veya yeni bilgiler keşfedilirse, TOBB MEYBEM A.Ş, konuyu mümkün olan en kısa sürede ilgili dosyanın baş doğrulayıcısına iletecektir. TOBB MEYBEM A.Ş, varsa diğer ilgili taraflara, keşfedilen gerçekler veya yeni bilgiler göz önüne alındığında, orijinal görüşe olan güvenin artık tehlikeye girebileceği gerçeğini de iletebilir.

İlgili dosyanın baş doğrulayıcısı ortaya çıkan durumu değerlendirdikten sonra konuyu işletmeye mümkün olan en kısa sürede mail ya da üst yazı ile iletir. İşletmeden konuyla ilgili bilgi talep edilir. Baş doğrulayıcı söz konusu durumun sera gazı doğrulama rapor ve sera gazı doğrulama beyanının revizyon veya geri çekilme gerektirip gerektirmediğini değerlendirir. TS EN ISO 14064-1 standardı kapsamında doğrulama rapor ve beyanının yayınlanmasından sonra revizyonu ve geri çekilmesini gerektiren bir durumun oluşması halinde ivedilikle işletmeden imzalı orijinal “DK.FR28 Sera gazı Doğrulama Beyanı Formu” ve “DK.FR27 Sera Gazı Doğrulama Raporu Formu” talep edilir. Doğrulama rapor ve beyanının düzeltilmesi veya güncellenmesi sonrasında revizyon numarası verilerek ilk beyan ile izlenebilirliği sağlanır. Örneğin; SGD001-2023 Rev.01

Sonradan keşfedilen gerçekler kapsamında ortaya çıkan durumların baş doğrulayıcı tarafından değerlendirmesi sonrasında doğrulama süreçlerinin bir bölümünün tekrarlanması veya doğrulamanın tamamen tekrarlanması söz konusu ise işletmeye mümkün olan en kısa sürede mail ya da üst yazı ile iletir. İşletmeden ivedilikle imzalı orijinal “DK.FR28 Sera gazı Doğrulama Beyanı Formu” ve “DK.FR27 Sera Gazı Doğrulama Raporu Formu” nun TOBB MEYBEM A.Ş’ ye gönderilmesi sağlanır. Doğrulamanın tekrarlanması süreci ilk doğrulama süreçleri gibi aynen tekrarlanır. Doğrulama ve bağımsız gözden geçirme süreçlerinden sonra yeni “DK.FR28 Sera gazı Doğrulama Beyanı Formu” ve yeni “DK.FR27 Sera Gazı Doğrulama Raporu Formu” tanzim edilerek işletmeye iletilir. Beyanın yayınlanmasından sonra ortaya çıkan gerçekler kapsamında işletme kaynaklı durumların tespiti halinde gerçekleştirilecek doğrulama denetimi hizmet bedeli işletmeye yansıtılır.

Doğrulama raporu ve doğrulama beyanının işletmeye iletildikten sonra TOBB MEYBEM A.Ş kaynaklı bir hatanın yapılan iç tetkikler sonrası, işletmenin doğrulama ekibi tespit etmesi, hatanın TOBB MEYBEM A.Ş’ nin kendisi, TÜRKAK veya doğrulama rapor ve beyanının hedef kullanıcıları tespit edilmesi halinde ilgili dosyada görev almamış bir baş doğrulayıcı tarafından değerlendirme yapılır ve söz konusu işletmeye ivedilikle bilgi verilir. Yapılan değerlendirme sonucu doğrulamanın bir bölümünün veya tamamının tekrarlanması gerekmiyorsa “DK.FR28 Sera gazı Doğrulama Beyanı Formu” ve “DK.FR27 Sera Gazı Doğrulama Raporu Formu” işletmeden ivedilikle talep edilerek yenisi tanzim edilir. Yapılan değerlendirme sonucunda doğrulamanın bir bölümünün veya tamamının tekrarlanması gerekiyorsa doğrulamanın tekrarlanması süreci ilk doğrulama süreçleri gibi aynen yürütülür. Doğrulama ve bağımsız gözden geçirme süreçlerinden sonra yeni “DK.FR28 Sera gazı Doğrulama Beyanı Formu” ve yeni “DK.FR27 Sera Gazı Doğrulama Raporu Formu” tanzim edilerek işletmeye iletilir. TOBB MEYBEM A.Ş kaynaklı durumların tespiti halinde gerçekleştirilecek doğrulama denetimi için işletmeye herhangi bir hizmet bedeli yansıtılmaz.

Doğrulama görüşünü etkilemeyen doğrulama raporu ve beyanında yazınsal veya rakamsal bir hata tespit edilmesi halinde “DK.FR28 Sera gazı Doğrulama Beyanı Formu” ve “DK.FR27 Sera Gazı Doğrulama Raporu Formu” işletmeden ivedilikle talep edilerek yenisi tanzim edilir. Doğrulama rapor ve beyanının düzeltilmesi sonrasında revizyon numarası verilerek ilk beyan ile izlenebilirliği sağlanır. Örneğin; SGD001-2023 Rev.01

Ulusal Sera Gazı Mevzuatı Kapsamında Doğrulama Beyanının Yayınlanmasından Sonra Keşfedilen Gerçekler

Doğrulama raporunun olumsuz doğrulama görüşü ile sonuçlanması durumunda, işletmenin bu sonucu Bakanlığa ve/veya TÜRKAK’a iletmesi ve Bakanlık ve/veya TÜRKAK tarafından işletmenin haklı bulunması halinde, doğrulama raporunun revize edilmesi gerekliliği ortaya çıkarsa; TOBB MEYBEM A.Ş. Sera Gazı Doğrulama Birimi, söz konusu dosya için önceki doğrulama ekibinde yer almayan baş doğrulayıcı, doğrulayıcı(lar) ve bağımsız gözden geçiricilerden oluşan yeni bir doğrulama ekibi oluşturur. Bu ekip, gerekli görüldüğü takdirde, doğrulama faaliyetini stratejik analiz de dahil olmak üzere masa başı incelemeleri ve/veya saha ziyaretlerini içerecek şekilde kısmen veya tamamen yeniden gerçekleştirebilir. Bu kapsamda tekrarlanan işlemlerle ilgili ücretlendirme hususunda, “DK.PR06 Şikâyet ve İtirazların Değerlendirilmesi Prosedürü” hükümleri uygulanır.

Doğrulama raporunun yorumlarla doğrulanmış veya tatmin edici olarak doğrulanmış şekilde EÇBS üzerinden işletmeye sunulmasının ardından, TOBB MEYBEM A.Ş. ve/veya işletme tarafından raporda maddi hatalı bildirim, mevzuata aykırılık, redaksiyonel hata veya çıkar çatışması tespit edilmesi halinde, uygun iletişim kanalları kullanılarak işletmeden raporu EÇBS üzerinden TOBB MEYBEM A.Ş.’ ye geri göndermesi talep edilir. Uygunsuzluğun niteliğine bağlı olarak, doğrulama raporu kuruluş yetkilisi tarafından ilgili baş doğrulayıcıya iletilir ve tespit edilen hatalar düzeltilir. Gerekli görülmesi durumunda, doğrulama sürecinin bir parçası olarak yeniden saha ziyareti gerçekleştirilebilir.

Bakanlık ve/veya TÜRKAK tarafından işletme/tesislerin, TOBB MEYBEM A.Ş. ile yaptıkları sözleşmelerde ve doğrulama süreçlerinde Doğrulama Tebliğ’inde belirtilen adam*gün sürelerine ve doğrulama ücretleri ile tarafsızlık ve bağımsızlık kurallarına aykırı yürütüldüğü durumlar hariç doğrulanmış sera gazı emisyon raporlarının Bakanlık tarafından Doğrulama Tebliğ hükümlerine uygun olmadığı tespit edilirse rapor işletmeye iade edilir. Doğrulanmış sera gazı emisyon raporu iade edilen işletmeler 30 gün içerisinde raporu düzeltir, doğrulatır ve Bakanlığa sunar. Ancak iade edilen raporun önemli hatalı bildirimler içerdiğinin veya doğrulama sürecinin doğrulayıcı kuruluş tarafından makul güven seviyesinde bir doğrulama görüşü oluşturmaya engel olacak şekilde Doğrulama Tebliğ hükümlerine aykırı yürütüldüğünün tespit edilmesi durumunda ilgili doğrulanmış sera gazı emisyon raporu geçersiz sayılır. İşletme, 90 gün içinde; iade edilen raporun doğrulama sürecinde yer almamış başka bir doğrulama ekibiyle doğrulamayı yeniletir ve doğrulanmış sera gazı emisyon raporunu Bakanlığa sunar.

Yeni bir doğrulama ekibi ile doğrulamanın yenilenmesi, doğrulama raporunda önemli bir maddi hatalı bildirim ve/veya çıkar çatışması tespit edilmesi durumunda gereklidir; ancak bu gereklilik, tüm dahili doğrulama kayıtlarında önemlilik seviyesinin aşılmadığı ve yalnızca doğrulama raporuna hatalı emisyon bilgisinin yazıldığı durumlar için geçerli değildir.

Yeni bir doğrulama ekibi oluşturularak doğrulamanın yenilenmesi ve/veya doğrulama saha ziyaretinin yapılarak doğrulama raporunun düzeltilmesi kararları verilmesi halinde tüm iş ve işlemler bu prosedürün 4.4 maddesinde belirtilen gerekliliklere göre gerçekleştirilir.

Tekrarlanan işlemler ile ilgili ücretlere yönelik “DK.PR06 Şikâyet ve İtirazların Değerlendirilmesi Prosedürü” hükümleri uygulanır. Süreç ile ilgili gerekli bilgilendirme TÜRKAK ve/veya Bakanlığa yapılır.

İtirazların ve Şikayetlerin Ele Alınması

İtiraz ve şikayetler “DK.PR06 Şikâyet ve İtirazların Değerlendirilmesi Prosedürü” ne göre ele alınmaktadır. “DK.FR01 Şikâyet ve İtiraz Formu” ile TOBB MEYBEM A.Ş’ ye iletilmektedir. Detaylı bilgiye “Şikayet ve İtirazlar” bölümünden erişebilirsiniz.

Kayıtlar

Doğrulama faaliyetlerine ilişkin bir dizi kayıt tutulur. Belgelerin ve kayıtların kontrolü belirli prosedürlere göre yapılır.

Gizlilik

Bilgilerin yönetimi ve gizliliği belirli sözleşmeler ve taahhütname ile sağlanır. TOBB MEYBEM A.Ş, işletmenin yazılı onayı olmadan bilgi açıklamaz.

Daha detaylı bilgi almak için lütfen Sera Gazı Doğrulama Birimimiz ile iletişime geçiniz.

Doğrulama Süreci

İletişim

Bizi Takip Edin