Sözleşme Öncesi
Doğrulama talepleri, “DK.FR06 Sera Gazı Raporu Doğrulama Başvuru Formu” üzerinden TOBB MEYBEM A.Ş’ ye iletilir. Başvuru formuna ek olarak işletmenin adı, faaliyet yerleri, doğrulama programı bilgileri gibi detaylar sunulur.
Sözleşme
Doğrulama faaliyetlerinin üstlenilmesine karar verilen işletme ile “DK.SZ01 Doğrulama Teklif ve Hizmet Sözleşmesi” imzalanır.
Doğrulama Ekibinin Seçimi ve Görevlendirilmesi
İşletmeyle yapılan sözleşmeye uygun olarak, risk değerlendirmesi sonuçlarına göre doğrulama ekibi seçilir. Doğrulama ekibine görev, “DK.FR04 Doğrulama Ekibi Görevlendirme Formu” ile bildirilir. Ekibe ayrıca “DK.TH03 Doğrulama Ekibi Görevlendirme Öncesi Gizlilik ve Tarafsızlık Taahhütnamesi” iletilir.
Doğrulama Adam/gün Süresinin Belirlenmesi
TOBB MEYBEM A.Ş, stratejik analizi masa başı veya saha çalışması olarak gerçekleştirebilir. Sahada gerçekleşen stratejik analiz durumu, “DK.FR06 Sera Gazı Raporu Doğrulama Başvuru Formu” ve eklerinin değerlendirilmesi sonucunda “DK.SZ01 Doğrulama Teklif ve Hizmet Sözleşmesi” ile belirlenir.
İşletmenin son iki yıl içinde yapılan doğrulama süreçlerine bağlı olarak, stratejik analizin saha çalışması yapma zorunluluğu bulunmamaktadır. Ancak işletmede kuruluş ve raporlama sınırlarının genişlemesi, emisyon kaynaklarında önemli değişiklik, veya proseslerinde kapsamlı değişiklik olması durumunda saha planlaması yapılabilir.
Stratejik analizin asgari süresi 1 gündür, ancak tesisin karmaşıklığına bağlı olarak baş doğrulayıcı tarafından bu süre artırılabilir. Doğrulama süresi belirlenirken toplam emisyon kategorileri, beyan edilen toplam emisyon miktarı, kuruluş ve raporlama sınırları, enerji dolaylı emisyonlar, sera gazı envanter raporuna dahil edilen tesis sayısı, ve güven seviyesi gibi faktörler dikkate alınır.
İşletmenin karmaşıklığını belirlemek için, toplam yıllık emisyon miktarı, enerji dolaylı emisyonlar, ve işletmenin talep ettiği güven seviyesi göz önüne alınarak karmaşıklık değeri hesaplanır. Bu değere göre işletmenin karmaşıklık düzeyi belirlenir.
Doğrulama süresi, karmaşıklık düzeyine ve sera gazı kategorilerine göre belirlenmiş tablolar kullanılarak hesaplanır. Planlama sürecinde doğrulama süresi artırılabilir veya azaltılabilir, ancak belirtilen süreler ile görevin yerine getirilmesi mümkün değilse, stratejik analiz ve risk analizi sonuçlarına dayanarak doğrulama süresi değiştirilir ve işletmeye bilgi verilir.
Bağımsız gözden geçirme süresi de karmaşıklık düzeyine bağlı olarak belirlenir.
Doğrulama ücretleri, adam/gün üzerinden birim fiyatla çarpılarak hesaplanır.
Stratejik Analiz
Stratejik analizde, işletmenin faaliyetleri ve karmaşıklığı değerlendirilir. Sahada yapılacaksa, “DK.FR13 Doğrulama Saha Ziyareti Teyit Formu” ile doğrulama ekibi bilgileri iletilir, işletmeden onay alınır. Analizi yapan ekip, “DK.FR14 Stratejik Analiz Rapor Formu” ve “DK.LS16 Stratejik Analiz Soru Listesi” hazırlar. Uygunsuzluk tespiti durumunda, “DK.FR23 Maddi Hatalı Bildirim ve Uygunsuzluk Formu” ile işletmeye bildirim yapılır.
Risk Analizi
TOBB MEYBEM A.Ş, işletmenin emisyon kaynaklarını ve verilerini güvenilirlik açısından değerlendirir. Risk değerlendirmesi, doğrulama ekibindeki baş doğrulayıcı tarafından yapılır ve “DK.FR24 Tesis Risk Değerlendirme, Örnekleme ve Test Planı Formu” na işlenir. Doğrulama saha denetimi için ziyaret edilecek tesisler ve örnekleme sayıları belirlenir.
Doğrulama Planı
Baş doğrulayıcı, stratejik analiz ve risk analizi sonuçlarına dayanarak faaliyetleri planlar ve zaman çizelgesi oluşturur. Doğrulama planı; doğrulama programı, test ve veri örnekleme planını içerir. Örnekleme planı, tesisin içsel riskleri ve kontrol faaliyetlerini dikkate alır. Planlar, ilgili formlar üzerinden iletilir ve işletmeden onay alınır.
Doğrulamanın Gerçekleştirilmesi
Doğrulama adımları; veri toplama, veri yönetimi, hesaplama ve analiz, uygunluk değerlendirmesi, doğrulama sonucu, rapor olmak üzere çeşitli adımları içerir. Doğrulama saha denetimi başlangıcında açılış toplantısı yapılır. Bulgular, çeşitli formlar ve listeler üzerinden kayıt altına alınır. İşletme tarafından yapılan düzeltmeler, doğrulama ekibi tarafından değerlendirilir ve bulgular kapatılır. Kapatılamayan bulgular, bağımsız gözden geçirme için baş doğrulayıcıya iletilir.
Bağımsız Gözden Geçirme
Bağımsız gözden geçirici, emisyon raporunun doğrulanması faaliyetine dahil olmamış bir baş doğrulayıcı arasından seçilir. Görevleri stratejik ve risk analizleri, doğrulama ekibi atanması, örnekleme ve saha ziyaretleri, ve doğrulama ekibinin hükümlerindeki hataların son kontrolü içerir. Bağımsız gözden geçirici, doğrulama hizmeti ile ilgili tüm belgeleri, kayıtları ve kanıtları inceleyerek uluslararası standartlara ve kuruluş politika, prosedür ve talimatlarına uygunluğunu değerlendirir. Bağımsız gözden geçirici, doğrulama bulguları ile hemfikir olmalıdır. Eğer doğrulamanın yetersiz olduğunu düşünüyorsa veya bazı bulgulara tatmin edici cevaplar alamadıysa, doğrulama görüşünü onaylamaz. Tüm tespit edilen bulgular, hatalar, eksiklikler, görüşler ve öneriler “DK.FR23 Maddi Hatalı Bildirim ve Uygunsuzluk Formu” aracılığıyla baş doğrulayıcıya iletilir. Bağımsız gözden geçirme faaliyeti tamamlandıktan sonra doğrulama kararı bağımsız gözden geçirici tarafından verilir.
Doğrulama Beyanı Oluşturma
Kalite Yönetim Temsilcisi, bağımsız gözden geçiricinin nihai kararı doğrultusunda “DK.FR28 Sera Gazı Doğrulama Beyanı Formu” nu tanzim eder ve Genel Müdür tarafından imzalanır. TOBB MEYBEM A.Ş, doğrulama kararının yayınlanmamasına karar verebilir. Doğrulama beyanı, belirli standartlara göre çeşitli görüşlerle ifade edilebilir.
Doğrulama Beyanının Yayınlanmasından Sonra Keşfedilen Gerçekler
Doğrulama görüşünü maddi olarak etkileyebilecek gerçekler veya yeni bilgiler keşfedilirse, TOBB MEYBEM A.Ş, konuyu mümkün olan en kısa sürede ilgili dosyanın baş doğrulayıcısına iletecektir. TOBB MEYBEM A.Ş, varsa diğer ilgili taraflara, keşfedilen gerçekler veya yeni bilgiler göz önüne alındığında, orijinal görüşe olan güvenin artık tehlikeye girebileceği gerçeğini de iletebilir.
İlgili dosyanın baş doğrulayıcısı ortaya çıkan durumu değerlendirdikten sonra konuyu işletmeye mümkün olan en kısa sürede mail ya da üst yazı ile iletir. İşletmeden konuyla ilgili bilgi talep edilir. Baş doğrulayıcı söz konusu durumun sera gazı doğrulama rapor ve sera gazı doğrulama beyanının revizyon veya geri çekilme gerektirip gerektirmediğini değerlendirir. Doğrulama rapor ve beyanının yayınlanmasından sonra revizyonu ve geri çekilmesini gerektiren bir durumun oluşması halinde ivedilikle işletmeden imzalı orijinal “DK.FR28 Sera gazı Doğrulama Beyanı Formu” ve “DK.FR27 Sera Gazı Doğrulama Raporu Formu” talep edilir. Doğrulama rapor ve beyanının düzeltilmesi veya güncellenmesi sonrasında revizyon numarası verilerek ilk beyan ile izlenebilirliği sağlanır. Örneğin; SGD001-2023 Rev.01
Sonradan keşfedilen gerçekler kapsamında ortaya çıkan durumların baş doğrulayıcı tarafından değerlendirmesi sonrasında doğrulama süreçlerinin bir bölümünün tekrarlanması veya doğrulamanın tamamen tekrarlanması söz konusu ise işletmeye mümkün olan en kısa sürede mail ya da üst yazı ile iletir. İşletmeden ivedilikle imzalı orijinal “DK.FR28 Sera gazı Doğrulama Beyanı Formu” ve “DK.FR27 Sera Gazı Doğrulama Raporu Formu” nun TOBB MEYBEM A.Ş’ ye gönderilmesi sağlanır. Doğrulamanın tekrarlanması süreci ilk doğrulama süreçleri gibi aynen tekrarlanır. Doğrulama ve bağımsız gözden geçirme süreçlerinden sonra yeni “DK.FR28 Sera gazı Doğrulama Beyanı Formu” ve yeni “DK.FR27 Sera Gazı Doğrulama Raporu Formu” tanzim edilerek işletmeye iletilir. Beyanın yayınlanmasından sonra ortaya çıkan gerçekler kapsamında işletme kaynaklı durumların tespiti halinde gerçekleştirilecek doğrulama denetimi hizmet bedeli işletmeye yansıtılır.
Doğrulama raporu ve doğrulama beyanının işletmeye iletildikten sonra TOBB MEYBEM A.Ş kaynaklı bir hatanın yapılan iç tetkikler sonrası, işletmenin doğrulama ekibi tespit etmesi, hatanın TOBB MEYBEM A.Ş’ nin kendisi, TÜRKAK veya doğrulama rapor ve beyanının hedef kullanıcıları tespit edilmesi halinde ilgili dosyada görev almamış bir baş doğrulayıcı tarafından değerlendirme yapılır ve söz konusu işletmeye ivedilikle bilgi verilir. Yapılan değerlendirme sonucu doğrulamanın bir bölümünün veya tamamının tekrarlanması gerekmiyorsa “DK.FR28 Sera gazı Doğrulama Beyanı Formu” ve “DK.FR27 Sera Gazı Doğrulama Raporu Formu” işletmeden ivedilikle talep edilerek yenisi tanzim edilir. Yapılan değerlendirme sonucunda doğrulamanın bir bölümünün veya tamamının tekrarlanması gerekiyorsa doğrulamanın tekrarlanması süreci ilk doğrulama süreçleri gibi aynen yürütülür. Doğrulama ve bağımsız gözden geçirme süreçlerinden sonra yeni “DK.FR28 Sera gazı Doğrulama Beyanı Formu” ve yeni “DK.FR27 Sera Gazı Doğrulama Raporu Formu” tanzim edilerek işletmeye iletilir. TOBB MEYBEM A.Ş kaynaklı durumların tespiti halinde gerçekleştirilecek doğrulama denetimi için işletmeye herhangi bir hizmet bedeli yansıtılmaz.
Doğrulama görüşünü etkilemeyen doğrulama raporu ve beyanında yazınsal veya rakamsal bir hata tespit edilmesi halinde “DK.FR28 Sera gazı Doğrulama Beyanı Formu” ve “DK.FR27 Sera Gazı Doğrulama Raporu Formu” işletmeden ivedilikle talep edilerek yenisi tanzim edilir. Doğrulama rapor ve beyanının düzeltilmesi sonrasında revizyon numarası verilerek ilk beyan ile izlenebilirliği sağlanır. Örneğin; SGD001-2023 Rev.01
İtirazların ve Şikayetlerin Ele Alınması
İtiraz ve şikayetler “DK.PR06 Şikâyet ve İtirazların Değerlendirilmesi Prosedürü” ne göre ele alınmaktadır. “DK.FR01 Şikâyet ve İtiraz Formu” ile TOBB MEYBEM A.Ş’ ye iletilmektedir.
Kayıtlar
Doğrulama faaliyetlerine ilişkin bir dizi kayıt tutulur. Belgelerin ve kayıtların kontrolü belirli prosedürlere göre yapılır.
Gizlilik
Bilgilerin yönetimi ve gizliliği belirli sözleşmeler ve taahhütname ile sağlanır. TOBB MEYBEM A.Ş, işletmenin yazılı onayı olmadan bilgi açıklamaz.
Daha detaylı bilgi almak için lütfen Sera Gazı Doğrulama Birimimiz ile iletişime geçiniz.